청구부터 입금 확인·독촉까지 자동화하는 방법

청구서를 저장하고 자동화를 켜 두면, 청구스가 정해진 날에 청구 알림을 보내고, 입금을 확인하고, 늦어지면 연체 알림까지 알아서 보냅니다. 그 진행 상황을 한눈에 보여 주는 곳이 청구서 상세 오른쪽의 청구 프로세스 카드예요. 이 카드 읽는 법부터 차근차근 알아볼게요!

1. 청구 프로세스 카드 읽는 법

• 청구서 목록에서 청구서를 열면 오른쪽에 청구 프로세스 카드가 있습니다.
• 카드는 할 일이 일어나는 순서대로 단계가 위에서 아래로 놓여 있어요. 위 예시는 단순청구라서 ‘청구서 이메일 및 알림톡 발송’ 묶음과 ‘연체시 이메일 및 알림톡 발송’ 묶음이 보입니다.
• 단계마다 조건이 적혀 있어요. (예: ‘조건: 청구일 도래’, ‘조건: 전액 수납 완료’) 조건이 채워지는 순간 그 단계가 실행됩니다.
• 예정된 날짜가 있으면 괄호 안에 ‘(2026.11.02 10:00 예정)’처럼 언제 보낼지 미리 보여 줘요.
• 단계 이름 옆 봉투 아이콘은 이메일, 말풍선 아이콘은 알림톡 미리보기입니다. 고객이 실제로 받을 내용을 보내기 전에 확인할 수 있어요.

단계 오른쪽 배지의 뜻

배지	뜻
대기	아직 조건이 채워지지 않아 기다리는 중입니다.
진행 중	지금 발송·발급을 처리하고 있습니다.
완료	끝난 단계입니다. 동그라미가 초록 체크로 바뀌어요.
실패	처리하지 못했습니다. 단계 아래에 이유가 나오니 확인 후 다시 시도하세요.
결과 확인 필요	CMS 출금처럼 결과가 아직 오지 않은 상태입니다. 결과가 들어오면 자동으로 바뀝니다.
취소	취소된 단계입니다.

2. 자동화 시작하고 멈추기

• 카드 제목 오른쪽 버튼이 자동화 스위치입니다.
  • 꺼져 있으면 파란 [자동화 시작]이 보이고, 그 아래에 노란 ‘자동 멈춤’ 안내가 떠요. 누르면 “청구 프로세스 자동화를 시작하시겠습니까?” 확인 창이 한 번 더 나옵니다.
  • 켜져 있으면 [자동화 중지]가 보이고, 그 아래에 초록 ‘자동 진행 중’ 안내가 떠요.
• 자동화가 켜져 있는 동안에는 위에서 본 조건이 채워질 때마다 청구스가 알아서 단계를 실행합니다.
• 자동화를 멈춰도 청구서는 그대로 남아요. 멈춘 동안에는 아래 3절의 [직접 발송]으로 필요한 알림만 골라 보낼 수 있습니다.
• 청구서 상세의 [수정하기]를 누르면 “청구서 수정 시 자동화가 중지됩니다. 수정 후 다시 시작할 수 있습니다.” 안내가 나옵니다. 고친 뒤에는 꼭 [자동화 시작]을 다시 눌러 주세요!
• 모든 단계가 끝난 청구서(전액 수납 후 결제 완료 알림까지 보낸 청구서)는 안내 상자가 사라집니다. 더 할 일이 없다는 뜻이에요.

유의사항

카드 자동 수납(CMS 카드) 청구서는 수정할 수 없어요. “카드 자동 수납 청구서는 수정할 수 없습니다. 복사하기로 새 청구서를 만들어 주세요.” 안내가 나오면 [작업] → 복사하기로 새 청구서를 만들어 주세요.

3. 알림을 지금 바로 보내기 — [직접 발송]

• 단계 아래 [직접 발송]을 누르면 자동화를 기다리지 않고 그 알림을 지금 보낼 수 있어요. 고객이 “메일을 못 받았어요” 할 때 다시 보내는 것도 이 버튼입니다.
• 예전의 [발송하기]·[재발송하기]·[나에게 보내보기] 버튼은 이 하나로 합쳐졌어요.

• 창 맨 위에서 받는 사람을 고르세요.

받는 사람	이럴 때 쓰세요
고객에게	고객에게 실제로 보냅니다. 청구서에 등록된 고객 이메일·휴대폰번호와 참조 메일이 미리 보여요.
나에게	내 이메일로 똑같이 보내 봅니다. 고객에게 보내기 전에 내용을 확인할 때 좋아요.
임의 주소	이메일·휴대폰번호를 직접 입력해 그 주소로 보냅니다. (예: 고객사 다른 담당자)

• [발송]을 누르면 끝! ‘고객에게’를 골랐다면 “고객에게 이메일·알림톡을 발송할까요?” 확인 창이 한 번 더 나옵니다.
• 📌 ‘고객에게’로 보낸 알림은 청구 프로세스를 실제로 진행시켜요. 내용 확인용이라면 ‘나에게’를 쓰세요.

세금계산서·현금영수증 단계는 [발급하기]

• 세금계산서나 현금영수증이 들어간 청구 프로세스라면, 해당 단계에 [발급하기]가 보입니다. 누르면 “세금계산서를 발급하시겠습니까?” 확인 후 바로 발급을 요청해요.
• 발급에 실패했다면 같은 자리에 [재발급하기]가 나옵니다. 단계 아래의 실패 이유(인증서 만료 등)를 먼저 해결한 뒤 눌러 주세요.
• 이미 발급한 세금계산서의 내용을 바꾸려면 수정 세금계산서 발급을 확인하세요.

4. 연체되면 — 연체 알림과 연체 후속 조치

• 결제 기한이 지나도 수납이 안 되면 ‘연체시 이메일 및 알림톡 발송’ 묶음이 움직입니다. (고객 연락처가 이메일만 있으면 ‘연체시 이메일 발송’, 휴대폰번호만 있으면 ‘연체시 알림톡 발송’으로 보여요.)
  • 첫 연체 알림 발송: 연체 다음 날 보냅니다.
  • 반복 연체 알림 발송: 그 뒤로 정해진 주기(위 예시는 7일)마다 다시 보냅니다. 주기는 고객 정보의 ‘연체 알림 발송 주기’로 고객마다 바꿀 수 있어요.
• 각 연체 알림에도 [직접 발송]이 있어서 원하는 때에 바로 보낼 수 있습니다.
• 팀에 따라 같은 고객의 연체 청구서를 묶어 한 번에 안내하기도 해요. 이때는 단계 이름이 ‘이 청구서의 첫 연체 안내’, ‘고객 묶음 연체 안내(반복)’로 보입니다.

연체 후속 조치 (추심 이관형 연체 프로세스)

연체 프로세스를 추심 이관형으로 쓰는 경우, 카드 아래에 ‘연체 후속 조치’ 묶음이 하나 더 생깁니다. 아래 순서로 진행돼요.

연체 후속 조치 순서

1. 납부 지연 안내아직 납부되지 않았다고 다시 알립니다.
2. 이관 예정 안내계속 미납이면 추심 이관 예정임을 알립니다.
3. 최고장 발송정식으로 납부를 요구하는 문서를 보냅니다.
4. 채권 추심 이관 예정 최종 통지이관 전 마지막 안내입니다.
5. 추심 이관추심 이관 대상으로 등록합니다.

• 마지막 추심 이관이 자동으로 넘어가지 않고 담당자 승인을 기다리게 설정돼 있다면, 카드 위에 노란 ‘추심 이관 승인 대기’ 안내가 뜨고 단계에 [추심 이관 요청] 버튼이 나옵니다.
• 추심 이관형 연체 프로세스를 쓰고 싶다면 아래 1대1 상담으로 문의해 주세요. 신용조사·채권추심은 신용조사 · 채권추심에서 자세히 볼 수 있어요.

5. 청구 프로세스별 흐름 한눈에 보기

청구서를 만들 때 고르는 청구 프로세스가 카드에 어떤 단계가 생길지를 정합니다. 프로세스는 5가지이고, 그 안에서 옵션을 한 번 더 골라요. 아래 흐름은 청구서 작성 화면의 옵션 설명과 같습니다.

세금계산서

• 청구 세금계산서세금계산서 발급 → 청구 → 입금 확인 → 결제 완료 알림 ｜ 연체 시 알림
• 영수 세금계산서청구 → 입금 확인 → 세금계산서 발급 → 결제 완료 알림 ｜ 연체 시 알림
• 청구서 미발송 & 영수 세금계산서 발급입금 확인 → 세금계산서 발급 → 결제 완료 알림 ｜ 연체 시 알림
• 세금계산서 발급 (청구서 없음)세금계산서 발급(알림에 청구 정보 없음) → 입금 확인 → 결제 완료 알림 ｜ 연체 시 알림

현금영수증

• 현금영수증청구 → 입금 확인 → 현금영수증 발급 → 결제 완료 알림 ｜ 연체 시 알림
• 청구서 미발송 & 현금영수증 발급입금 확인 → 현금영수증 발급 → 결제 완료 알림 ｜ 연체 시 알림

카드

• 카드(현금 수납 시 현금영수증)청구 → 카드 결제 → 결제 완료 알림 ｜ 연체 시 알림

CMS 자동이체

고객이 출금 동의·결제수단을 등록하면 정해진 날 자동으로 출금(카드는 자동 결제)합니다.

• CMS 청구 세금계산서세금계산서 발급(알림에 청구 정보 없음) → CMS 출금 → 결제 완료 알림 ｜ 실패 시 재시도 · 연체 시 알림
• CMS 영수 세금계산서CMS 출금 → 영수 세금계산서 발급 → 결제 완료 알림 ｜ 실패 시 재시도 · 연체 시 알림
• CMS 현금영수증CMS 출금 → 현금영수증 발급 → 결제 완료 알림 ｜ 실패 시 재시도 · 연체 시 알림
• CMS 카드카드 자동결제 → 결제 완료 알림 ｜ 실패 시 재시도 · 연체 시 알림
• CMS 증빙 없음CMS 출금 → 결제 완료 알림 ｜ 실패 시 재시도 · 연체 시 알림

단순청구

세금계산서·현금영수증을 발급하지 않는 방식입니다.

• 청구서 발송 & 세금계산서/현금영수증 없음청구 → 입금 확인 → 결제 완료 알림 ｜ 연체 시 알림
• 청구서 미발송 & 세금계산서/현금영수증 없음입금 확인 → 결제 완료 알림 ｜ 연체 시 알림

고르는 자리

청구서를 만들 때 청구 프로세스에서 5가지 중 하나를 고르고, 바로 아래 옵션에서 위 흐름 중 하나를 고릅니다. 함께 고르는 연체 프로세스는 연체가 났을 때 4절의 알림·후속 조치를 어떻게 진행할지 정해요. 자세한 작성 방법은 청구서 작성을 확인하세요.

자주 묻는 질문 (FAQ)

Q예전에 있던 [재발송하기]·[나에게 보내보기] 버튼은 어디로 갔나요?

A모두 [직접 발송] 하나로 합쳐졌어요. 창에서 ‘고객에게’를 고르면 다시 보내기, ‘나에게’를 고르면 내 메일로 미리 받아 보기입니다.

Q자동화를 멈추면 이미 정해진 연체 알림도 안 나가나요?

A네! 자동화가 멈춰 있으면 단계가 자동으로 실행되지 않아요. 필요한 알림은 [직접 발송]으로 보내거나, [자동화 시작]을 다시 눌러 주세요.

Q청구서를 고치면 자동화는 어떻게 되나요?

A[수정하기]를 누르는 순간 자동화가 멈춰요. 수정을 마친 뒤 [자동화 시작]을 다시 눌러야 이어서 진행됩니다. 카드 자동 수납(CMS 카드) 청구서는 수정할 수 없어 복사하기로 새로 만들어야 해요.

Q‘실패’ 배지가 떴어요. 어떻게 하나요?

A단계 아래에 실패 이유가 적혀 있어요. 세금계산서라면 인증서 상태를, 알림이라면 고객 이메일·휴대폰번호를 먼저 확인한 뒤 [재발급하기]나 [직접 발송]으로 다시 시도해 주세요.

청구스는 청구부터 입금 확인, 연체 안내까지 한 장의 카드에서 확인하고 자동으로 챙길 수 있도록 돕습니다!

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📌 같이 보면 좋은 가이드

• 청구서 작성
• 자동화를 시작하면 어떻게 되나요?
• 이미 연체된 청구 건에 연체 알림만 보내고 싶다면

찾으시는 내용이 없나요?

청구스 담당자가 화면을 함께 보며 바로 도와드립니다.

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