엑셀로 청구서를 한 번에 여러 건 만드는 방법

매달 수십 건씩 나가는 청구서, 한 장씩 만들기 힘드셨죠? 엑셀 양식에 채워서 한 번에 올리면 여러 건의 청구서가 한꺼번에 만들어집니다. 양식 받기부터 저장까지 차근차근 따라와 보세요!

청구서 대량 등록 — 4단계

양식 내려받기개인 고객용·사업자 고객용 중 하나를 받습니다.
엑셀에 채우기한 줄이 품목 하나, 같은 순번이 청구서 한 장입니다.
파일 올리기공급자를 고르고 파일을 올리면 바로 검증합니다.
저장 또는 등록 및 자동화오류가 없는지 보고 최종 등록합니다.

1. 청구서 대량 등록 화면 열기

왼쪽 메뉴 ‘대량등록’을 펼치고 ‘청구서 등록’을 클릭하세요.
같은 메뉴에 고객 등록 · 반복청구 등록과, 지금까지 올린 기록을 보는 등록 내역이 함께 있어요.

2. 엑셀 양식 내려받기

화면 오른쪽 위 [대량 등록 양식 다운로드]를 누르세요.
청구할 고객에 맞는 양식을 고릅니다.
- 사업자 고객용: 사업자등록번호가 있는 거래처에 청구할 때
- 개인 고객용: 개인 고객에게 청구할 때 (주민등록번호·휴대폰번호로 고객을 찾아요)
한 파일에는 한 종류의 고객만 넣어 주세요. 사업자와 개인이 섞여 있다면 양식을 두 번 올리면 됩니다.

예전 양식은 받지 않아요

양식은 계속 좋아지고 있어요. 예전에 받아 둔 파일을 올리면 읽지 못한다는 안내가 나옵니다. 그럴 땐 최신 양식을 다시 받아 내용을 옮겨 붙인 뒤 올려 주세요.

3. 엑셀 양식 채우기

양식을 열면 ‘대량 등록’ 시트와 ‘필독 사항’ 시트가 있어요. 4번째 줄부터 내용을 채웁니다. 칸 이름 옆에 ＊가 붙은 칸은 꼭 채워야 해요.

가장 중요한 규칙 — 순번

엑셀 한 줄은 품목 하나입니다.
순번이 같은 줄은 한 장의 청구서로 묶여요. 예를 들어 순번 1에 ‘유지보수’와 ‘호스팅’ 두 줄을 쓰면, 품목 2개짜리 청구서 1장이 됩니다.
순번이 같은 줄끼리는 고객·청구 프로세스·청구일 같은 청구서 정보를 똑같이 적어 주세요.

사업자 고객용 양식의 칸

칸	이렇게 채우세요
순번＊	청구서 번호처럼 1, 2, 3… 같은 청구서의 품목은 같은 순번
외부 시스템 ID	ERP 등 다른 시스템에서 쓰는 번호가 있으면 적어 두세요. (선택)
과세 유형＊	‘과세’면 세금계산서, ‘면세’면 계산서로 발급됩니다.
사업자등록번호＊	이미 등록된 고객은 이 번호로 찾아요. 없으면 새 고객으로 등록합니다.
부서명 · 종사업장번호	같은 사업자등록번호 안에서 부서·지점을 나눌 때만 적어요.
사업자명 · 대표자명 (신규등록 시)	처음 청구하는 고객이면 꼭 적어 주세요.
고객측 담당자	비워 두면 그 고객의 첫 번째 담당자가 들어가요. 새 고객이면 꼭 적어 주세요.
고객측 담당자 이메일 · 휴대폰번호 (신규등록 시)	새 담당자에게 이메일·알림톡을 보내려면 적어 주세요.
모든 고객측 담당자 참조	‘O’를 쓰면 그 고객의 모든 담당자를 참조로 넣어 보냅니다.
청구 프로세스＊	아래 청구 프로세스 코드 중 하나를 적어요.
청구일 · 결제기한 (YYYYMMDD)	예: 20261101. 청구일을 비우면 오늘, 결제기한을 비우면 결제기한 없는 청구서가 됩니다.
(세금)계산서 작성일	비우면 청구일과 같아요. 현금영수증은 발급일로 들어갑니다.
입금계좌	계좌번호만 적어요. 청구스에 등록된 계좌와 같아야 하고, 카드 결제 프로세스는 비워 두세요.
전체 비고 · 품목 비고	청구서·품목에 남길 메모 (선택)
품목 일(DD) · 품목명＊ · 규격(단위) · 수량 · 단가	품목 정보. 품목 일을 비우면 작성일 날짜가 들어가요.
공급가액＊ · 세액＊	품목별 금액. 직접 적어 주세요.
동일 품목 병합	‘O’를 쓰면 같은 순번 안의 똑같은 품목을 한 줄로 합쳐 수량을 더합니다.
공급측 담당자 이메일	우리 쪽 담당자. 비우면 파일을 올린 사람이 담당자가 됩니다. 적는다면 이 팀의 구성원 이메일이어야 해요.

개인 고객용 양식은 사업자 칸 대신 고객 주민등록번호 · 고객 휴대폰번호 · 고객명 · 고객 이메일을 적어요. 현금영수증 발급이나 알림톡 발송에는 주민등록번호나 휴대폰번호가 필요합니다.
📌 예전에는 화면에서 고르던 입금계좌 · 모든 담당자 참조 · 동일 품목 병합이 이제 엑셀 칸으로 옮겨졌어요. 청구서마다 다르게 정할 수 있습니다.

청구 프로세스 코드

‘청구 프로세스＊’ 칸에는 아래 코드 중 하나를 적어요. 양식의 ‘필독 사항’ 시트에도 같은 표가 있어요.

세금계산서

세금계산서1청구 세금계산서 (청구라고 써도 됩니다)
세금계산서2영수 세금계산서 (영수라고 써도 됩니다)
세금계산서3청구서 미발송 & 영수 세금계산서 발급
세금계산서4세금계산서 발급 (청구서 없음)

현금영수증 · 카드

현금영수증1현금영수증
현금영수증2청구서 미발송 & 현금영수증 발급
카드1카드(현금 수납 시 현금영수증)

CMS 자동이체

CMS1CMS 청구 세금계산서
CMS2CMS 영수 세금계산서
CMS3CMS 현금영수증
CMS4CMS 증빙 없음

단순청구

세금계산서·현금영수증이 없는 청구이거나, 이미 발급했지만 아직 받지 못한 경우입니다.

단순청구1청구서 발송 & 세금계산서/현금영수증 없음
단순청구2청구서 미발송 & 세금계산서/현금영수증 없음

각 프로세스가 어떤 순서로 진행되는지는 청구 프로세스별 흐름에서 볼 수 있어요.

4. 파일 올리고 검증 결과 확인하기

공급자에서 청구서를 보낼 우리 회사(사업자)를 고르세요. 사업자가 하나라면 이미 골라져 있어요.
파일을 끌어다 놓거나 [파일 찾기]로 올리세요. 엑셀(.xlsx)이나 CSV 파일 1개, 25MB까지 올릴 수 있습니다.
- 엑셀에서 ‘CSV UTF-8’로 저장해도, 기본 ‘CSV(쉼표로 분리)’로 저장해도 올릴 수 있어요.
- 양식 맨 위 첫 행(‘종류(수정금지)’)은 지우지 마세요.
올리는 순간 청구스가 내용을 검사해 아래 청구서 데이터에 결과를 보여 줘요. 이때는 아직 아무것도 저장되지 않습니다.

맨 위에서 총 · 가능 · 불가 건수를 확인하세요. 순번 하나가 청구서 1건으로 세어집니다.
표에는 청구서마다 청구 프로세스 · 고객 · 담당자 · 청구일 · 결제기한 · 품목 수와 금액이 나와요.
문제가 있는 청구서는 바로 아래에 빨간 결과: 줄로 이유가 나옵니다. 위 예시는 일부러 틀린 값을 넣어 본 거예요.
- ‘공급측 담당자를 찾을 수 없습니다’ → 공급측 담당자 이메일 칸을 비우거나, 이 팀 구성원의 이메일로 고쳐 주세요.
- ‘청구 프로세스를 입력해주세요’ → 청구 프로세스 칸이 비었거나 코드가 틀렸어요. 위 코드표의 값으로 고쳐 주세요.
- ‘사업자명을 입력해주세요’ 같은 안내 → 처음 청구하는 고객이에요. 신규등록 칸을 채워 주세요.
엑셀을 고친 뒤 [제거]로 파일을 빼고 다시 올리면 결과가 새로 나옵니다.

5. 저장하거나 바로 자동화 시작하기

결과를 확인했다면 오른쪽 위 버튼 중 하나를 누르세요.

버튼	이렇게 됩니다
[저장]	청구서만 만들어 두고 아무것도 보내지 않아요. 하나씩 확인한 뒤 청구서 상세에서 [자동화 시작]을 누르면 됩니다.
[등록 및 자동화]	청구서를 만들면서 바로 자동화를 켭니다. 청구일이 되면 알림이 자동으로 나가요.

누르면 “대량 등록을 하시겠습니까?” 확인 창이 한 번 더 나와요.
‘불가’ 청구서가 섞여 있으면 “등록할 수 없는 청구서가 N개 있습니다. 이 행은 실패로 기록되고 나머지는 등록됩니다.” 경고가 떠요. 고칠 수 있다면 고친 뒤 다시 올리는 걸 권해요.

6. 등록 내역 확인하기

왼쪽 메뉴 ‘대량등록’ > ‘등록 내역’에서 지금까지 올린 기록을 볼 수 있어요. (화면 제목은 ‘대량 등록 이력’)
요청 일시 · 종류(고객/청구서/반복청구 등) · 파일명 · 상태 · 성공 · 실패 · 요청자가 나와요.
위쪽 팀 · 종류 · 상태 필터로 원하는 기록만 골라 보세요.
기록 줄을 누르면 그때 올린 내용과 줄마다의 성공·실패를 자세히 볼 수 있습니다.

자주 묻는 질문 (FAQ)

품목이 여러 개인 청구서는 어떻게 적나요?

품목마다 한 줄씩 적고 순번을 똑같이 적으면 한 장의 청구서로 묶여요.

예전처럼 화면에서 입금계좌를 고를 수 없나요?

네! 이제 엑셀의 입금계좌 칸에 계좌번호를 적어요. 청구서마다 다른 계좌를 넣을 수 있어 더 편해졌습니다.

파일만 올렸는데 청구서가 만들어졌나요?

아니요! 올리기만 하면 검사 결과만 보여 줘요. [저장]이나 [등록 및 자동화]를 눌러야 실제로 만들어집니다.

‘불가’가 있는데 그냥 등록하면 어떻게 되나요?

문제없는 청구서만 등록되고 ‘불가’ 청구서는 실패로 기록돼요. 등록 내역에서 실패 건을 확인하고, 엑셀을 고쳐 그 건만 다시 올리면 됩니다.

‘파일 인코딩을 읽을 수 없습니다’가 떠요. CSV로는 못 올리나요?

아니요! 엑셀의 ‘CSV UTF-8’이나 기본 ‘CSV(쉼표로 분리)’로 저장한 파일은 읽을 수 있습니다. 다른 프로그램에서 다른 방식으로 저장한 CSV는 읽지 못할 수 있으니, 이 안내가 뜨면 엑셀(.xlsx)로 저장해 다시 올려 주세요.

‘양식의 첫 행(종류(수정금지))을 찾을 수 없습니다’가 떠요. 처음부터 다시 써야 하나요?

아니요! 양식 맨 위 첫 행(‘종류(수정금지)’)을 지웠거나, 청구스 양식이 아닌 파일을 올렸을 때 나오는 안내예요. 안내 아래 [개인 고객용 양식] · [사업자 고객용 양식]이나 오른쪽 위 [대량 등록 양식 다운로드]로 양식을 새로 받아 작성한 내용을 옮겨 붙인 뒤 올려 주세요.

청구스는 엑셀 한 번으로 여러 건의 청구서를 만들고 자동화까지 이어서, 반복 입력에 쓰던 시간을 줄여 드립니다!

📌 같이 보면 좋은 가이드

찾으시는 내용이 없나요?

청구스 담당자가 화면을 함께 보며 바로 도와드립니다.

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